Le logiciel conçu pour les écoles de musique
Du piano, de la guitare et du violon au chant, à la batterie et aux ensembles : planifiez cours individuels et collectifs en parallèle, remplissez-les avec l’inscription publique, faites l’appel depuis votre mobile et encaissez, sans tableurs ni enchevêtrement d’applis séparées.
Un logiciel de gestion pensé pour le fonctionnement réel d’une école de musique
Une école de musique, ce sont deux activités dans un seul calendrier. Il y a les cours individuels hebdomadaires, chacun lié à un professeur, une salle et un horaire précis, avec des rattrapages quand un élève est malade ; et il y a les cours collectifs et les ensembles qui se remplissent, tiennent une liste d’attente et progressent par niveau. Ajoutez les forfaits mensuels, les examens d’instrument et de solfège, les auditions de fin de trimestre, les fratries au tarif famille et les adultes qui s’inscrivent eux-mêmes, et un agenda papier avec deux tableurs décroche presque aussitôt.
- Cours individuels et collectifs réunis
- Salles et créneaux des professeurs sans conflit
- Appel depuis le mobile entre deux cours
- Forfaits, carnets et remises famille au même endroit
ClassWolf est un logiciel de gestion d’écoles de musique qui rassemble tout cela dans un système apaisé. Vous paramétrez les cours individuels et collectifs une fois et chaque séance du trimestre apparaît seule sur un calendrier hebdomadaire, par professeur et par salle, donc rien ne se chevauche. Vous ouvrez l’inscription publique pour les cours à remplir, vous faites l’appel depuis le mobile entre deux cours, vous vendez des forfaits et des carnets à l’accueil et vous émettez des factures conformes au besoin. L’accueil, les professeurs et la direction partagent enfin une seule vue au lieu de trois agendas différents.
Il est conçu pour les écoles européennes dès le premier jour, avec une communication multilingue pour l’équipe et les familles, la facturation électronique UE et le recueil des consentements conforme au RGPD. Et il démarre gratuitement : l’offre Cub est vraiment gratuite pour toujours pour une petite école, donc vous pouvez tout installer et donner de vrais cours avant même de penser à payer.
Pensé pour le fonctionnement réel d’une école de musique
Cours individuels et collectifs en parallèle
Gérez des cours individuels hebdomadaires avec une jauge d’un et des cours collectifs et ensembles avec une vraie jauge, le tout sur le même calendrier. Chaque cours est lié à son professeur et à sa salle, donc vous voyez d’un coup d’œil qui enseigne quoi, où et quand, sans jongler entre trois agendas différents.
Salles et créneaux des professeurs sans conflit
Planifiez par salle et par professeur, donc une salle n’est jamais réservée deux fois et un professeur jamais attendu à deux endroits à la fois. L’inscription publique respecte les mêmes limites et, lorsqu’un cours collectif est plein, les élèves rejoignent une liste d’attente et sont promus automatiquement dès qu’une place se libère.
Forfaits, carnets et rattrapages autonomes
Vendez un forfait mensuel, un carnet de dix cours ou une inscription trimestrielle à l’accueil. À l’appel, le bon crédit est débité automatiquement, l’échéance est suivie et vous voyez d’un coup d’œil à qui il reste des cours, donc rattrapages et renouvellements cessent d’être un pari.
Parents, enfants et adultes sur une seule liste
Un parent peut être le contact pendant que l’enfant prend des cours, les adultes gèrent leur propre place et les fratries figurent sur une même fiche famille. Les permissions par utilisateur permettent d’inviter l’accueil et les professeurs sans céder la facturation ni les réglages, et chaque changement est consigné dans un historique complet.
Tout ce qu’il faut à votre école de musique, au même endroit
Les outils du quotidien qu’une école de musique active ouvre à chaque séance, conçus pour fonctionner ensemble et non comme six applis déconnectées.
Planning récurrent en automatique
Réglez une fois le jour, la salle, l’horaire et le professeur d’un cours. Chaque séance du trimestre est générée seule sur un calendrier hebdomadaire en couleurs et reste synchronisée si vous modifiez le cours source. Annulez une séance et la famille est prévenue en un clic.
Appel depuis le mobile
Ouvrez une séance sur le mobile et marquez présent, absent, en retard ou excusé entre deux cours. Ajoutez un élève d’essai en le cherchant ou créez-en un nouveau en trois champs sans quitter l’écran. Tout s’enregistre seul et les crédits de forfait ou de carnet sont débités au fil de l’appel.
Inscription publique à votre marque
Marquez un cours comme public et obtenez un lien d’inscription à partager à votre marque. Les familles s’inscrivent, reçoivent un e-mail de confirmation à votre marque et rejoignent la liste d’attente si un cours collectif est plein, le tout sans toucher à un tableur.
Encaissements et suivi des impayés
Voyez qui a payé, qui est en forfait et qui doit de l’argent, par mois et par cours. La vue encaissements transforme la relance gênante en un coup d’œil, donc vous contactez moins de monde et au bon moment.
Paie des profs à vos règles
Payez les professeurs avec un montant fixe ou un pourcentage des sommes réellement encaissées pour leurs cours. ClassWolf fait les calculs par professeur et par mois et produit un rapport de paie propre à remettre ou exporter.
Statistiques, anniversaires et historique
Une carte de chaleur des présences par jour et par heure montre quels créneaux et professeurs fonctionnent vraiment. Les anniversaires de la semaine sont mis en avant pour la touche personnelle, et un historique complet conserve la mémoire de votre école pour que rien ne se perde.
De l’inscription au premier cours en un après-midi
- 1
Créez votre école
Choisissez votre pays et votre activité principale. ClassWolf règle votre fuseau, votre langue et votre régime fiscal, donc les valeurs par défaut correspondent déjà à votre façon de travailler.
- 2
Ajoutez salles, professeurs et instruments
Un court assistant cartographie vos salles, vos professeurs et les instruments et matières que vous enseignez. Vous avez déjà une liste d’élèves ? Importez-la depuis un tableur en deux clics.
- 3
Ouvrez vos cours et partagez le lien
Définissez le planning hebdomadaire et la jauge des cours individuels et collectifs, marquez comme publics ceux à remplir et partagez le lien d’inscription à votre marque sur Instagram, WhatsApp ou votre site.
- 4
Faites l’appel et encaissez
Marquez les présences depuis le mobile, vendez des forfaits à l’accueil et regardez crédits, listes d’attente et paies se mettre à jour seuls pendant que vous enseignez.
Conçu pour les écoles de musique européennes
ClassWolf parle la langue de vos familles. L’app de l’équipe et chaque e-mail automatique sont disponibles en anglais, espagnol, italien, français et allemand, et la langue de l’école décide lequel les membres reçoivent, donc un parent qui s’est inscrit en français n’est jamais désorienté par un rappel en anglais.
- App de l’équipe et e-mails en 5 langues
- Facturation électronique UE : Verifactu (Espagne), SDI (Italie)
- Recueil de consentement RGPD et hébergement dans l’UE
Côté conformité, la facturation électronique UE est intégrée, avec Verifactu pour l’Espagne et SDI pour l’Italie, et d’autres pays arrivent au fil de nos déploiements. Les consentements marketing et image sont recueillis à l’inscription dans le respect du RGPD, les données sont hébergées sur une infrastructure européenne et rien n’est jamais supprimé définitivement : désactiver un élève conserve tout l’historique, donc vous gardez vos archives sans accumuler le désordre.
FAQ — écoles de musique
Gère-t-il à la fois les cours individuels et collectifs ?
Oui. Gérez des cours individuels hebdomadaires avec une jauge d’un aux côtés de cours collectifs et d’ensembles avec une vraie jauge, le tout sur le même calendrier. Chaque cours est lié à son professeur et à sa salle, donc rien ne se chevauche et vous voyez d’un coup d’œil qui enseigne quoi, où et quand.
Empêche-t-il salles et professeurs d’être réservés deux fois ?
Oui. Vous planifiez par salle et par professeur, donc une salle n’est jamais réservée deux fois et un professeur jamais attendu à deux endroits à la fois. L’inscription publique respecte les mêmes limites et ajoute les élèves en trop à une liste d’attente pour les cours collectifs.
Les familles peuvent-elles acheter forfaits et carnets ?
Oui. Vendez des forfaits mensuels, des carnets de dix cours ou des inscriptions trimestrielles à l’accueil. À l’appel, ClassWolf débite le bon crédit automatiquement et suit l’échéance, donc le solde est toujours juste et les rattrapages cessent d’être un pari.
Comment fonctionne la paie des professeurs ?
Vous fixez la règle par professeur : un montant fixe ou un pourcentage des sommes réellement encaissées pour les cours qu’il a donnés. ClassWolf calcule chaque paie par mois et produit un rapport à vérifier, exporter ou remettre à votre comptable.
Prenez-vous une commission sur mes paiements ?
Non. ClassWolf ne prend jamais de pourcentage sur vos revenus. À l’arrivée des paiements en ligne, vous connecterez votre propre prestataire et ne paierez que les frais standard de ce prestataire, directement à lui.
L’offre gratuite est-elle vraiment gratuite ?
Oui. L’offre Cub est gratuite pour toujours pour une petite école : jusqu’à trois cours, trois disciplines, trois professeurs et trente élèves, avec inscription publique et e-mails à votre marque inclus. Passez à Starter quand vous grandissez.
Lancez votre école de musique en cinq minutes
Sans carte, sans frais d’installation, sans appel commercial. Créez votre école, paramétrez vos premiers cours et donnez votre premier cours aujourd’hui ; évoluez seulement quand vous grandissez.