Die Software für Musikschulen
Von Klavier, Gitarre und Geige bis Gesang, Schlagzeug und Ensembles: Planen Sie Einzelunterricht und Gruppenkurse nebeneinander, füllen Sie sie über die öffentliche Anmeldung, erfassen Sie die Anwesenheit per Handy und kassieren Sie, ganz ohne Tabellen und ohne ein Gewirr getrennter Apps.
Verwaltungssoftware, gebaut für den echten Alltag einer Musikschule
Eine Musikschule sind zwei Geschäfte in einem Kalender. Es gibt den wöchentlichen Einzelunterricht, jeweils an eine bestimmte Lehrkraft, einen Raum und eine Uhrzeit gebunden, mit Nachholstunden, wenn ein Schüler krank ist; und es gibt Gruppenkurse und Ensembles, die sich füllen, eine Warteliste führen und nach Niveau fortschreiten. Dazu kommen Monatsgebühren, Instrumenten- und Theorieprüfungen, Vorspiele zum Quartalsende, Geschwister zum Familientarif und erwachsene Lernende, die sich selbst anmelden – und ein Papierkalender mit ein paar Tabellen kommt fast sofort nicht mehr mit.
- Einzelunterricht und Gruppenkurse gemeinsam
- Räume und Lehrerzeiten ohne Doppelbuchung
- Anwesenheit per Handy zwischen den Stunden
- Gebühren, Stundenpakete und Familienrabatte an einem Ort
ClassWolf ist eine Verwaltungssoftware für Musikschulen, die all das in einem ruhigen System bündelt. Sie richten Einzelunterricht und Gruppenkurse einmal ein, und jede Einheit des Quartals erscheint von selbst in einem Wochenkalender, pro Lehrkraft und pro Raum, sodass sich nichts doppelt bucht. Sie öffnen die öffentliche Anmeldung für die Kurse, die Sie füllen wollen, erfassen die Anwesenheit zwischen den Stunden per Handy, verkaufen Gebühren und Stundenpakete am Empfang und stellen bei Bedarf konforme Rechnungen aus. Empfang, Lehrkräfte und Leitung teilen sich endlich eine Ansicht statt drei verschiedener Kalender.
Sie ist von Anfang an für europäische Schulen gebaut, mit mehrsprachiger Kommunikation für Team und Familien, EU-E-Rechnung und DSGVO-konformer Einwilligung. Und sie startet kostenlos: Der Cub-Plan ist für eine kleine Schule wirklich für immer kostenlos, sodass Sie alles einrichten und echte Stunden geben können, bevor Sie überhaupt ans Bezahlen denken.
Gebaut für den echten Alltag einer Musikschule
Einzelunterricht und Gruppenkurse nebeneinander
Führen Sie wöchentlichen Einzelunterricht mit einer Kapazität von eins und Gruppenkurse und Ensembles mit einem echten Limit, alles in einem Kalender. Jede Stunde ist an ihre Lehrkraft und ihren Raum gebunden, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer was, wo und wann unterrichtet, ohne drei getrennte Kalender zu jonglieren.
Räume und Lehrerzeiten ohne Konflikte
Planen Sie nach Raum und nach Lehrkraft, sodass ein Studio nie doppelt gebucht und eine Lehrkraft nie an zwei Orten zugleich erwartet wird. Die öffentliche Anmeldung beachtet dieselben Limits, und ist ein Gruppenkurs voll, kommen Schüler auf eine Warteliste und werden automatisch nachgerückt, sobald ein Platz frei wird.
Gebühren, Pakete und Nachholstunden, die sich selbst regeln
Verkaufen Sie eine Monatsgebühr, ein Zehnerpaket oder eine Quartalsanmeldung am Empfang. Beim Erfassen der Anwesenheit wird das richtige Guthaben automatisch abgebucht, der Ablauf wird verfolgt, und Sie sehen auf einen Blick, wem noch Stunden bleiben – Nachholstunden und Verlängerungen sind damit kein Ratespiel mehr.
Eltern, Kinder und Erwachsene in einer Liste
Ein Elternteil kann Kontakt sein, während das Kind Unterricht nimmt, Erwachsene verwalten ihren eigenen Platz, und Geschwister liegen auf einem Familieneintrag. Berechtigungen pro Nutzer lassen Sie Empfang und Lehrkräfte einladen, ohne Abrechnung oder Einstellungen aus der Hand zu geben, und jede Änderung wird in einem vollständigen Prüfprotokoll festgehalten.
Alles, was Ihre Musikschule braucht, an einem Ort
Die Werkzeuge des Alltags, die eine gut besuchte Musikschule in jeder Einheit öffnet – darauf ausgelegt, zusammenzuarbeiten, statt sechs getrennte Apps zu sein.
Wiederkehrender Plan automatisch
Legen Sie Wochentag, Raum, Uhrzeit und Lehrkraft einer Stunde einmal fest. Jede Einheit des Quartals wird von selbst in einem farbcodierten Wochenkalender erzeugt und bleibt synchron, wenn Sie den Quellkurs ändern. Sagen Sie eine Einheit ab, wird die Familie mit einem Klick benachrichtigt.
Anwesenheit per Handy
Öffnen Sie eine Einheit auf dem Handy und markieren Sie zwischen den Stunden anwesend, abwesend, verspätet oder entschuldigt. Fügen Sie einen Probeschüler per Suche hinzu oder legen Sie in drei Feldern einen neuen an, ohne den Bildschirm zu verlassen. Alles speichert von selbst, und Gebühren- oder Paketguthaben wird laufend abgebucht.
Öffentliche Anmeldung mit Ihrer Marke
Markieren Sie einen Kurs als öffentlich und erhalten Sie einen teilbaren Anmeldelink mit Ihrer Marke. Familien melden sich an, erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihrer Marke und rücken auf die Warteliste, wenn ein Gruppenkurs voll ist – ganz ohne Tabelle.
Beitragseinzug und Mahnübersicht
Sehen Sie, wer bezahlt hat, wer eine Gebühr laufen hat und wer Geld schuldet, nach Monat und nach Kurs. Die Inkasso-Ansicht macht aus dem unangenehmen Nachhaken einen Blick, sodass Sie weniger Leute und zum richtigen Zeitpunkt kontaktieren.
Lehrer-Auszahlung nach Ihren Regeln
Zahlen Sie Lehrkräften einen festen Betrag oder einen Prozentsatz der für ihre Stunden tatsächlich eingenommenen Gebühren. ClassWolf rechnet pro Lehrkraft und pro Monat und erstellt einen sauberen Auszahlungsbericht zum Weitergeben oder Exportieren.
Auswertungen, Geburtstage und Historie
Eine Anwesenheits-Heatmap nach Tag und Stunde zeigt, welche Zeiten und Lehrkräfte wirklich funktionieren. Die Geburtstage der Woche werden für die persönliche Note hervorgehoben, und ein vollständiges Prüfprotokoll bewahrt die Geschichte Ihrer Schule, sodass nichts verloren geht.
Von der Anmeldung zur ersten Stunde an einem Nachmittag
- 1
Schule erstellen
Wählen Sie Land und Hauptaktivität. ClassWolf setzt Zeitzone, Sprache und Steuerregime, sodass die Voreinstellungen schon zu Ihrer Arbeitsweise passen.
- 2
Räume, Lehrkräfte und Instrumente hinzufügen
Ein kurzer Assistent erfasst Ihre Räume, Ihre Lehrkräfte und die Instrumente und Fächer, die Sie unterrichten. Schon eine Schülerliste vorhanden? Importieren Sie sie in ein paar Klicks aus einer Tabelle.
- 3
Kurse öffnen und Link teilen
Legen Sie Wochenplan und Kapazität für Einzelunterricht und Gruppenkurse fest, markieren Sie die zu füllenden als öffentlich und teilen Sie den Anmeldelink mit Ihrer Marke auf Instagram, WhatsApp oder Ihrer Website.
- 4
Anwesenheit erfassen und kassieren
Erfassen Sie die Anwesenheit per Handy, verkaufen Sie Gebühren am Empfang und sehen Sie zu, wie Guthaben, Wartelisten und Auszahlungen sich von selbst aktualisieren, während Sie unterrichten.
Gemacht für europäische Musikschulen
ClassWolf spricht die Sprache Ihrer Familien. Die Team-App und jede automatische E-Mail sind auf Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch und Deutsch verfügbar, und die Sprache der Schule entscheidet, welche die Mitglieder erhalten, sodass ein Elternteil, das sich auf Deutsch angemeldet hat, nie von einer englischen Erinnerung verwirrt wird.
- Team-App und E-Mails in 5 Sprachen
- EU-E-Rechnung: Verifactu (Spanien), SDI (Italien)
- DSGVO-Einwilligung und Hosting in der EU
Bei der Compliance ist die EU-E-Rechnung eingebaut, mit Verifactu für Spanien und SDI für Italien, und weitere Länder kommen hinzu, sobald wir dort Schulen onboarden. Marketing- und Foto-Einwilligungen werden bei der Anmeldung DSGVO-konform erfasst, Daten liegen auf europäischer Infrastruktur, und nichts wird je endgültig gelöscht: Wird ein Schüler deaktiviert, bleibt die vollständige Historie erhalten, sodass Sie Ihre Unterlagen behalten, ohne Ballast anzusammeln.
FAQ — Musikschulen
Verwaltet es sowohl Einzelunterricht als auch Gruppenkurse?
Ja. Führen Sie wöchentlichen Einzelunterricht mit einer Kapazität von eins neben Gruppenkursen und Ensembles mit einem echten Limit, alles in einem Kalender. Jede Stunde ist an ihre Lehrkraft und ihren Raum gebunden, sodass sich nichts doppelt bucht und Sie auf einen Blick sehen, wer was, wo und wann unterrichtet.
Verhindert es Doppelbuchungen von Räumen und Lehrkräften?
Ja. Sie planen nach Raum und nach Lehrkraft, sodass ein Studio nie doppelt gebucht und eine Lehrkraft nie an zwei Orten zugleich erwartet wird. Die öffentliche Anmeldung beachtet dieselben Limits und setzt zusätzliche Schüler bei Gruppenkursen auf eine Warteliste.
Können Familien Gebühren und Stundenpakete kaufen?
Ja. Verkaufen Sie Monatsgebühren, Zehnerpakete oder Quartalsanmeldungen am Empfang. Beim Erfassen der Anwesenheit bucht ClassWolf das richtige Guthaben automatisch ab und verfolgt den Ablauf, sodass der Saldo immer stimmt und Nachholstunden kein Ratespiel mehr sind.
Wie funktioniert die Lehrer-Bezahlung?
Sie legen die Regel pro Lehrkraft fest: ein fester Betrag oder ein Prozentsatz der für die unterrichteten Stunden tatsächlich eingenommenen Gebühren. ClassWolf berechnet jede Auszahlung pro Monat und erstellt einen Bericht, den Sie prüfen, exportieren oder Ihrem Steuerberater geben können.
Behalten Sie einen Anteil meiner Zahlungen ein?
Nein. ClassWolf nimmt nie einen Prozentsatz Ihrer Einnahmen. Wenn Online-Zahlungen kommen, verbinden Sie Ihren eigenen Anbieter und zahlen nur dessen Standardgebühr, direkt an ihn.
Ist der kostenlose Plan wirklich kostenlos?
Ja. Der Cub-Plan ist für eine kleine Schule für immer kostenlos: bis zu drei Kurse, drei Disziplinen, drei Lehrkräfte und dreißig Schüler, inklusive öffentlicher Anmeldung und E-Mails mit Ihrer Marke. Steigen Sie auf Starter um, wenn Sie wachsen.
Starten Sie Ihre Musikschule in fünf Minuten
Keine Kreditkarte, keine Einrichtungsgebühr, kein Verkaufsgespräch. Erstellen Sie Ihre Schule, richten Sie Ihre ersten Stunden ein und geben Sie heute Ihre erste Stunde; upgraden Sie erst, wenn Sie wachsen.